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訂單系統審核要求

 下單審核要點


首先是發票系統的審核

首先,下單之前,意味著這個單子已經成功了,有錢入賬了。在給客戶開發票的時候,需要注意錢收到哪個賬戶中,我們公司訂單通常入賬到KMHPROMO的賬戶中,系統里面開始默認的收款賬戶是HEAR LINE的賬戶,我們需要選擇下。如下圖

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收到客戶的錢后,跟單人員或者業務員需要把入賬關聯好。如下圖:

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訂單系統審核

其次,我們申請下單了就意味著需要給供應商付錢,不論是付定金還是全額付款,在付款之前,需要把訂單系統里面訂單數據完善好,才能申請下單。


訂單系統分組

1, 先是訂單歸屬,業務分組和結案日期。結案日期是選擇結算提成后自動幫你填寫。業務分組如實填寫即可

2, 發票號碼自己要對應該訂單填寫正確,且收款狀態自己也要填寫清楚。

3, 匯率自動幫你截取當天谷歌的匯率

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訂單系統圖片


3,準備下單,付工廠錢的之前,訂單系統中的4圖中前面兩圖:

1. 美工圖和工廠回簽圖,跟單人員務必準備好,錄入到系統,以作記錄,對公司和工廠都是一個保證。

2. 工廠合同簽回

3. 樣品圖

4. 大貨圖

5. 當然也有特殊情況,比如大貨是直接在網上買的現貨,沒有準確的美工圖,可以截取產品圖片和購買憑證信息截取進來,以作記錄。

6. 產品稱重圖

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4, 訂單編號和描述信息:

1),訂單編號的命名,以如下圖所示,AD表示ALL DO公司的單子,DW表示這個是哪個業務員做的單,這個是業務員Dany Wu的縮寫,16040801表示的16年4月8日的第一個單子,簡單明了。

2),訂單描述,可以用中文描述,最好單子的特性寫出來,比如數量50把,尺寸28”,方便自己查找。


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5,下面這個是成本的數據填寫,其中要注意的是:

1),是否有開模費,制版費,有就要填寫進去;

2),其他費用的話,通常寫的是銀行手續費等。

3),內陸費用和國際運費,這個大貨沒有生產出來,不能給出準確的數據,但是我們可以箱規重量信息自己預先估出來的,自己填寫進去。

4),運輸總重量,總體積,可以根據數量,箱規信息給預估出來,填下進去。目的地國家也要寫。

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6,1),總成本填寫完之后,需要同下面的付款申請中的數據吻合,其中預計付款時間同事們也要預估下,這樣做的意圖是讓我們事先了解下整個訂單支出的成本和時間,是否還有自己漏掉的,做好把風險降低到最小。

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2)下圖中的代付成本余額必須是0:表示總成本和總支出是否相同;如果不為0的話,就說明那個數據你填錯了,或者漏掉了。

3)從下圖中我們也可以看出這個訂單的GP和利潤是多少,我們可以賺多少錢。而這個最重要的提示是所有成本都是正確的,但是一算出來,明顯是虧的話,那我們還能做嗎?不要因為收了客戶的錢,就必須的做嗎? 我們是否有把錢退還給客戶的勇氣,拒絕客戶。

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7,下圖表示的該單所參與的同事,行銷人員表示該詢盤是哪邊來的,就填哪邊;業務人員,采購人員,跟單人員和廠商開發人都要明確寫出來。其中提成比率是根據角色不同,合作方式不同,相應的比率有所不同。

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7,下圖中的工廠信息和銀行信息,一定在下單之前和供應商確認清楚,其實在我們錄入工廠管理的時候,這些數據就必須正確的。其中的采購要求我們給工廠下采購單的時候就要寫明。

8,下圖中的,案由分析,主管審批,備注等,表示該訂單出現非常規情況,需要單獨寫出來,比如案由分析,GP過低,可以填寫GP過低的原因,需要得到主管的審批;或者備注中比如買現貨的話,沒有美工圖和回簽圖,用其他代替等。


9,至于下圖所示的打樣圖和大貨圖,這個在給申請給供應商支付尾款前必須有的, 確保品質同采購單的要求一樣,符合標準才能給客戶付款。

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以上內容基本上就是下單申請要明白和填寫的數據資料,請大家在操作訂單的時候務必填寫好,養成一個好習慣。

 


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